Șef adjunct de departament: funcții și responsabilități, calificări, calități personale

În acest articol vrem să introducem una dintre pozițiile de conducere care este prezentă în aproape toate organizațiile mari. Acesta este șeful adjunct al departamentului. Luați în considerare fișa postului, îndatoririle unui specialist. De asemenea, analizați poziția din perspectiva solicitantului - calitățile personale și profesionale necesare, un CV aproximativ, educația, experiența de muncă.

Dispoziții generale

Și vom începe cu fișa postului de șef adjunct al departamentului. Documentul conține o serie de dispoziții generale fundamentale. Să le analizăm:

Șef adjunct de departament - funcție managerială. Specialist în categoria „top manager”.
Cetățenii cu studii profesionale superioare sunt acceptați pentru această funcție (în direcția legată de activitățile companiei angajatoare). Experiență de muncă specială în specialitate - cel puțin 3 ani.
Atât numirea, cât și revocarea unui șef adjunct al unui departament sunt prerogativele directorului organizației sau întreprinderii. Acceptarea și demiterea se realizează conform ordinului semnat de acest funcționar, la dispoziția șefului acestui departament.
Șeful adjunct al departamentului raportează șefului departamentului.
În timpul absenței acestui funcționar la locul de muncă (concediu, concediu medical, concediu de maternitate etc.), atribuțiile sale sunt transferate salariatului numit de către conducere în modul prescris. Acest angajat își asumă temporar atribuțiile de șef adjunct de director (director). De asemenea, el poartă întreaga răspundere pentru funcțiile lor incomplete, improprii sau pentru ignorarea acestora.

Cerințe de bază pentru un specialist

Șeful adjunct al departamentului (șef de departament) ar trebui să știe următoarele:

Comenzi, comenzi, alte linii directoare și direcții oficiale normative cu privire la domeniul lor de activitate.
Bazele protecției muncii, economiei, organizării muncii, gestionării personalului.
Legislația muncii a Federației Ruse.
Normele programului intern de lucru al organizației angajatoare.
Reguli și norme de măsuri de siguranță, protecție împotriva incendiilor, salubritate industrială.

Cerințe de specialitate

Fișa postului șefului adjunct al departamentului nu este un document universal. Cerințele suplimentare pentru calificarea unui specialist variază în funcție de departamentul sau organizația în care lucrează. De exemplu, luați în considerare departamentul de asistență materială și tehnică.

Cerințele specifice pentru „deputat” sunt următoarele:

Cunoașteți elementele de bază ale organizării de asistență tehnică și materială, încărcare și descărcare.
Cunoașteți regulile și procedurile pentru primirea și expedierea mărfurilor, comandarea vehiculelor și containerelor adecvate.
Pentru a putea întocmi corect documentația oficială pentru primirea și expedierea mărfurilor, precum și plângerea acestora în cazul nerespectării condițiilor de livrare și a cerințelor tehnice ale companiei angajatoare.
Cunoaște reglementările actuale, regulile privind nomenclatura livrărilor de produse, standardele pentru combustibil sau materii prime, inventar, aparate, materiale etc.
Fiți conștienți de condițiile de transport și depozitare a produselor companiei sau partenerilor dumneavoastră.

Descrierea postului

Această secțiune din fișa postului șefului adjunct al departamentului nu va fi, de asemenea, universală. Conținutul său este unic pentru fiecare dintre domeniile de activitate ale companiilor și diviziunile acestora. Vă sugerăm să vă familiarizați cu conținutul aproximativ al secțiunii pentru același exemplu (adjunct. Departamentul de asistență tehnică și materială a organizației):

Managementul activității departamentului din subordine în calculul nevoilor companiei sau întreprinderii în materii prime (în cazul zonei de producție).
Furnizarea șefului departamentului său pentru aprobarea documentelor de planificare, proiecte, dacă este necesar, companiei în orice materiale, materii prime, produse într-o perioadă specifică de timp (de exemplu, pentru anul calendaristic următor).
Analiza mișcării produselor, materialelor în depozitele companiei.
Corecția și controlul nevoilor departamentelor de producție ale companiei în resurse materiale (inclusiv la modificarea gamei de produse).
Întocmirea unui bilanț executiv pe materiale pentru producerea categoriei principale de mărfuri, stabilind abateri în prezența / absența materialelor necesare.
Pregătirea propunerilor către șeful departamentului său (suport tehnic și material) despre materialele care se află în depozite fără mișcare - dacă este posibil, utilizarea lor, implementarea cu succes.
Participarea directă la comisie pentru inventarierea materiilor prime în depozitele companiei.
Pregătirea raportărilor statistice privind mișcarea și utilizarea resurselor materiale în conformitate cu modalitățile și formele deja aprobate.
Participarea la implementarea măsurilor de utilizare economică a materiilor prime, echipamentelor, prin reducerea costurilor de achiziție, livrare și depozitare a acestora.
Monitorizarea activităților atelierelor întreprinderii (dacă este cazul) privind utilizarea, stocarea și contabilitatea activelor materiale acolo.

Părere

O altă categorie de atribuții a șefului de departament. În exemplul nostru, unități de asistență materială și tehnică. Sarcinile șefului departamentului de personal aici, desigur, vor fi diferite.

Feedback-ul presupune obținerea de „deputat” de la alte unități structurale ale companiei sau organizației:

Departamente de producție ale întreprinderii. Planuri de producție, atât pentru perioada curentă, cât și pentru următoarea perioadă de activitate pentru calcularea necesității anumitor resurse materiale.
Depozite ale departamentului de aprovizionare tehnică / materială. Informații despre rămășițele bunurilor materiale, mișcarea lor în depozit.
Șefii departamentelor tehnice ale companiei. Normele de consum de materiale, materii prime pentru producerea unui anumit tip de produse, precum și modificări ale proiectelor, producției, structurii, compoziției bunurilor, care necesită o recalculare a necesității de materii prime sau a altor materiale.

Drepturi de specialitate

Drepturile departamentelor de personal adjunct, sprijin material, cooperare, plăți și transferuri vor fi aceleași - indiferent de specializarea funcționarului.

Această secțiune include următoarele - drepturi la:

Cunoașterea proiectelor directorului întreprinderii sau organizației care se referă direct sau indirect la activitatea departamentului.
Trimitere pentru examinarea conducerii întreprinderii, companiei și companiei a mai multor propuneri de îmbunătățire a propriilor activități, prevăzute de fișa postului deputatului.
În limitele competenței lor de a anunța șeful propriului departament despre deficiențele identificate, deficiențele în activitatea acestei unități structurale. De asemenea, faceți sugestii cu privire la eradicarea, evitarea și așa mai departe.
Să efectueze interacțiunea necesară cu liderii și adjuncții acestora din alte unități structurale ale organizației.
Visa, semnează documentația oficială în competența sa.
Faceți sugestii pentru a încuraja angajații distinși din propria unitate. La fel și sancțiunile (conform Codului muncii din Rusia) în ceea ce privește încălcarea disciplinei muncii și / sau a producției.
Cerere de la șeful unității sale structurale, directorul întregii organizații, asistență în realizarea drepturilor sale de muncă și în îndeplinirea îndatoririlor oficiale.

Responsabilitatea unui funcționar

Șeful adjunct, șeful departamentului va fi responsabil pentru deciziile luate, documentele și contractele semnate, lucrările sau inacțiunile efectuate în mod necorespunzător.

Dreptul muncii implică următoarele responsabilități pentru acest ofițer:

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neexecutarea îndatoririlor lor de muncă, care sunt prevăzute de fișa postului deputatului. În măsura în care aceasta implică legislația muncii a Federației Ruse.
Pentru infracțiuni în timpul implementării activității sale de muncă. Limitele răspunderii sunt limitate de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
Pentru că a provocat daune materiale companiei angajatoare. Limitele răspunderii sunt reglementate de legislația muncii și civile din Rusia.

Rezumat adjunct

Există o mulțime de CV-uri din partea candidaților pentru funcția de șef adjunct de departament la schimburile de muncă și în răspunsurile la propunerile organizațiilor. De fapt, astăzi nu aveți nevoie de anumite abilități în compilarea unor astfel de documente: puteți găsi o mulțime de șabloane, mostre, exemple în care puteți introduce corect informații despre dvs., educație și carieră destul de competent, informativ și concis. Multe burse de muncă oferă chiar completarea formularelor standard de reluare.

Dar când căutați un loc de muncă în calitate de șef adjunct al departamentului, este important să nu uitați să indicați următoarele informații personale despre voi:

Tipul de angajare pentru care sunteți pregătit: full / part-time, pregătirea pentru călătoriile de afaceri, munca pe schimburi.
Locul de reședință, posibilitatea mutării.
Vârsta, starea civilă.
Informații despre educație: numele complet al universității sau instituției de învățământ profesional, secundar, facultate și specialitate în care a fost desfășurată instruirea. Licențiat, master sau specialist. Forma de studiu - normă întreagă, seminar, corespondență, distanță. Dacă solicitantul are o diplomă roșie sau alte diferențe de pregătire, atunci este recomandabil să rețineți acest lucru (în special pentru tinerii specialiști).
Informații despre educație suplimentară, seminarii și instruiri, cursuri de perfecționare / perfecționare. Acesta este prezentat conform următorului plan: numele centrului de învățământ, direcția de pregătire, numele cursului, numărul de ore și o diplomă. Desigur, este important să se indice doar ceea ce este relevant pentru lucrările care urmează.
Cunoașterea unei limbi străine (categorie conform standardului internațional).
Disponibilitatea permisului de conducere (categorie).
Calitățile personale ale solicitantului.
Experienţă. Fie că sunteți în căutarea unui loc de muncă în departamentul de poliție (adjunct, șef al departamentului de poliție), fie în mediul de informare, comerț, producție, acest articol va fi cel mai important, fundamental peste tot. Angajatorul îi va acorda o atenție deosebită în CV. La urma urmei, orice poziție de conducere impune solicitantului să aibă experiență de muncă, în plus, reușită și productivă. Locurile de muncă anterioare sunt indicate în ordine cronologică inversă - de la acestea din urmă la cele anterioare.
Salariu scontat. De regulă, candidații cu experiență nu scriu numere specifice aici, limitându-se la un „modest” de comun acord.

Calități personale ale unui specialist

Această coloană din CV nu este principala pentru un specialist în resurse umane. Cu toate acestea, este important pentru solicitant. Aceste sau alte calități personale, tipuri de personaje ajută la funcționarea cu succes în calitate de șef adjunct al departamentului - investigație, personal, vânzări și marketing.

Caracteristicile generale pentru funcționari sunt următoarele:

Rezistență la stres.
Grad ridicat de responsabilitate.
Punctualitate.
Operabilitatea.
Talent organizațional.
Sociabilitate, capacitatea de a găsi o abordare a diferitelor persoane.
Deschidere către noi cunoștințe și experiență.
Inițiativă.

Coloana „experiență de lucru”

Am spus deja că această secțiune este cea mai importantă din CV-ul candidatului pentru o funcție de conducere. Prin urmare, specialistul ar trebui să acorde o atenție deosebită finalizării sale. Informațiile furnizate ar trebui să fie concisă și cuprinzătoare. Atenția cititorului este concentrată doar pe detalii importante din carieră. Și cel mai important, datele ar trebui să fie extrem de veridice. Este posibil ca managerul de resurse umane să ia legătura cu fostul angajator al șefului adjunct al departamentului de personal pentru a verifica autenticitatea anumitor fapte din biografia muncii.

Informațiile despre fiecare loc de muncă trecut sunt indicate într-un mod similar:

Perioadă ocupată. Perioada de timp este indicată în același mod ca în cartea de muncă.
Numele complet al poziției.
Numele complet al organizației, informații succinte despre activitățile sale - o bancă, o companie metalurgică etc.
Site-ul oficial, adresa de e-mail, numărul de telefon al persoanei responsabile, care va oferi managerului HR accesul fostului dvs. angajator.
Tipul de angajare: full / part-time, ture, călătorii de afaceri.
Aptitudini profesionale utilizate în îndeplinirea sarcinilor lor.
Lista realizărilor la acest loc de muncă.

Să ne uităm la un mic exemplu:

Șeful departamentului de cooperare.
PJSC „Achiziții-Omsk”.
Domeniul de activitate: achiziții, aprovizionare.
Perioada de lucru: 10/03/2010 - 08/08/2014. Termen total: 3 ani 9 luni.
Aptitudini profesionale utilizate: achiziționarea de produse, organizarea și planificarea gamei de activități de achiziții; managementul bugetului companiei, controlul costurilor; munca precontractuală / contractuală cu partenerii, activități de reclamație; selectarea furnizorilor, evaluarea competitivității acestora; căutare de parteneri alternativi.
Realizări la locul de muncă: optimizarea costurilor de producție, reducerea costurilor întreprinderii, furnizarea stabilă a nevoilor materiale ale companiei pe întreaga carieră.

Șef adjunct de departament - o poziție caracteristică diferitelor întreprinderi și organizații. Prin urmare, fișele postului deputaților vor varia în funcția de completare a secțiunilor. Cu toate acestea, în căutarea unui loc de muncă, standardele generale pentru întocmirea unui CV, care indică informații despre experiența de muncă sunt relevante.