Video: Totul despre admiterea la Academia de Poliție, august 2018! 2024, Mai
Poziția unui angajat de arhivă se numește arhivar. Sarcina principală a unui specialist în acest domeniu este organizarea activității arhivei în sine și a circulației documentației din ea. Astfel de profesioniști sunt necesari oriunde există o cifră de afaceri mare de documente oficiale, în special în organizațiile legate de asigurări, finanțe și, în special, la întreprinderile de stat. Principalul document la care ar trebui să se refere noul angajat este fișa postului arhivarului.
Dispoziții generale
Doar șeful întreprinderii poate accepta sau demite arhivarul. Mai mult, în primul rând, el ar trebui să se refere la legislația actuală a țării. Instrucțiunile trebuie să indice persoana care este șeful direct al specialistului care deține această funcție.
Pentru a lucra ca arhivist, o persoană trebuie să primească o educație profesională inițială, apoi poate fi acceptată pentru o funcție chiar și fără experiență în acest domeniu. Există o opțiune ca o persoană cu studii medii sau generale să obțină un loc de muncă, dar atunci ar trebui să primească o pregătire specială în această direcție. Experiența de muncă pentru această poziție este opțională.
Ce ar trebui să știe
Fișa postului arhivistului întreprinderii sugerează că angajatul trebuie să aibă anumite cunoștințe: este obligat să studieze reglementările, instrucțiunile și întreaga listă de documente legale referitoare la desfășurarea activității în arhiva din această organizație. În plus, el trebuie să știe să stocheze, să folosească documente și, de asemenea, în conformitate cu ce standarde să accepte și să le predea. Cunoștințele sale ar trebui să includă un sistem unic de stat de lucru de birou. În plus, el trebuie să înțeleagă modul în care sunt compilate descrierile documentelor stocate, care dintre ele trebuie să fie stocate permanent și care doar temporar și întocmesc și acte cu privire la distrugerea lor.
Fișa postului de arhivist asistent implică faptul că el trebuie să știe cum se fac lucrurile, în conformitate cu regulile care sunt pregătite pentru utilizarea și siguranța viitoare, cum se păstrează înregistrările și se pregătesc declarațiile la întreprindere. Această persoană trebuie să înțeleagă structura companiei în care lucrează, precum și regulile de utilizare a echipamentelor și toate mijloacele tehnice necesare pentru a efectua lucrări în arhivă. În plus, el este obligat să cunoască toate regulile și legile interne ale organizației, inclusiv protecția muncii, siguranța împotriva incendiilor, rutine etc.
Atribuțiile
Fișa postului arhivarului unei instituții bugetare presupune că acesta trebuie să îndeplinească anumite funcții: executarea lucrărilor legate de arhivare, păstrarea documentației care este arhivată, înregistrarea documentelor primite, elaborarea nomenclaturii și verificarea corectitudinii înregistrării fișierelor înainte de arhivare. Dacă există o astfel de nevoie, atunci el criptează unitățile de stocare, sistematizează plasarea cazurilor și le pune în registru.
Fișa postului arhivarului unei instituții medicale sugerează că ar trebui să pregătească descrieri sumare ale documentației stocate, distribuirea acesteia în unități temporare și nelimitate. El trebuie să păstreze înregistrările și să distrugă documentele în timp util, a cărui durată de valabilitate a expirat deja și să dezvolte, de asemenea, un sistem prin care să fie posibil să găsiți simplu și rapid documentul dorit.
Alte funcții
În plus, responsabilitățile sale de serviciu necesită prezență în timpul examinării pentru disponibilitatea documentelor științifice și nu numai. El trebuie să se asigure că documentele rămân intacte și, dacă este necesar, să efectueze lucrări de restaurare cu acestea. De asemenea, acest specialist se asigură că spațiile arhivei au toate condițiile necesare pentru stocarea normală a documentelor.
Arhivistul trebuie să monitorizeze punerea în aplicare a normelor de protecție împotriva incendiilor, precum și să utilizeze mijloace tehnice moderne pentru a lucra cu documente. La cererea angajaților și a vizitatorilor organizației, acesta este obligat să emită copii sau originale ale documentației de arhivă, să întocmească referințe folosind informațiile disponibile în arhivă și să pregătească rapoarte despre activitatea sa.
drepturile
Fișa postului arhivarului medical sugerează că acesta are anumite drepturi. El poate solicita și primi documente care țin de activitatea sa. Dacă este necesar, el poate coopera cu specialiști din alte departamente ale întreprinderii sau din alte organizații, dacă acest lucru îl ajută în rezolvarea problemelor sale competente. Dacă există o astfel de nevoie, atunci el poate reprezenta interesele companiei sale în alte organizații cu privire la orice probleme care se referă direct la activitatea arhivei.
O responsabilitate
Fișa postului arhivarului presupune că este responsabil pentru neîndeplinirea îndatoririlor sale și a muncii de calitate scăzută, pentru furnizarea de informații false sau denaturate despre sarcinile efectuate, pentru refuzul de a îndeplini ordinele din partea autorităților.
În plus, el este responsabil pentru situațiile în care au fost identificate infracțiuni, încălcări ale siguranței sau alte acțiuni care amenință funcționarea normală a întreprinderii, iar angajatul nu le-a notificat și nu a luat nicio măsură pentru a elimina problema. Arhivarul este responsabil pentru încălcarea standardelor de muncă.
Conditii de munca
Fișa postului arhivarului sugerează că conducerea organizației ar trebui să determine orele de muncă în conformitate cu legislația muncii. În caz de necesitate de producție, compania trebuie să îi ofere un loc de muncă ținând cont de toate normele și standardele, precum și de tot ceea ce este necesar pentru implementarea călătoriilor de afaceri, inclusiv cele locale. De asemenea, el are dreptul să semneze documente în competența sa.
Concluzie
Principalul document pe care ar trebui să se bazeze specialistul acceptat pentru această funcție este fișa postului arhivarului. Indiferent de organizația în care lucrează, drepturile, obligațiile, funcțiile și cunoștințele coincid practic și pot varia în funcție de nevoile unei anumite întreprinderi și de sarcinile pe care echipa de management le atribuie angajaților săi.
O astfel de activitate necesită atenție, perseverență, cunoașterea regulilor de securitate pentru lucrări importante, cunoașterea evaluării valorii anumitor documente, precum și capacitatea de a organiza, găsi rapid și cripta documente. Un alt factor important este colaborarea cu oamenii, deoarece profesia de arhivist implică eliberarea și primirea diverselor documente, verificând corectitudinea compilării și autenticității acesteia. Doar o persoană atentă, gata să lucreze cu o cantitate mare de informații și să reprezinte interesele companiei în alte organizații, va putea să îndeplinească corect și în mod sigur sarcinile de muncă în această poziție.
