Video: Dosar România: „Cine ești tu, Cătălina?” – documentar despre Ecaterina Teodoroiu (@TVR1) 2024, Iulie
Fluxul de documente este o componentă importantă a activității și un element indispensabil pentru gestionarea oricărei instituții, organizații, întreprinderi. Documentele de afaceri trebuie să fie compuse corespunzător, stocate sistematic și mutate optim. Odată cu dezvoltarea economiei, fluxurile de informații și numărul de documente din toate sferele activității umane cresc. Prin urmare, în zilele noastre, cererea pentru o profesie destul de nouă crește - manager de documente.
Cine este un manager de documente
Un specialist în documente este un specialist care se angajează în înregistrarea și contabilitatea documentației. Profesii conexe sunt secretar, arhivar, funcționar.
Documentele administrative ale conducerii ar trebui să fie întocmite în conformitate cu standardele și aduse la cunoștința angajaților și tocmai a celor pentru care au fost destinate comenzile. Documentele tind să fie depășite, scoase din circulație. În acest caz, acestea trebuie sortate în conformitate cu actele legislative privind păstrarea evidenței și plasate în arhivă. Toate acestea sunt realizate de un manager de documente.
Responsabilitățile de muncă ale unui specialist în documente pot părea plictisitoare. Dar aceasta este doar la prima vedere. Prin mâinile unui manager de documente, mai ales dacă el este singurul responsabil pentru managementul documentelor la întreprindere, toate fluxurile de informații trec, el poate urmări activitatea tuturor departamentelor și poate înțelege mecanismele de activitate și dezvoltare ale companiei.
În organizațiile mari, responsabilitățile specialiștilor în lucrul cu documentele sunt de obicei împărțite: proiectarea, înregistrarea, intrarea într-o bază de date electronică, controlul execuției, stocarea sunt realizate de diferite persoane și chiar de departamente întregi.
Ce trebuie să știe un manager de documente
Pentru a întocmi corect documentele în care informațiile sunt prezentate în mod concis, clar și clar, un specialist trebuie să cunoască scopul și formele de compilare a tuturor tipurilor de documente. Pentru a ști cum arată un document obligatoriu legal, acesta trebuie să dețină elementele de bază ale dreptului.
Întrucât astăzi majoritatea documentelor sunt stocate pe suporturi electronice și este necesar un schimb de informații pe calculator, specialistul în gestionarea documentelor trebuie să înțeleagă software-ul. El trebuie să creeze baze de date electronice și să poată comunica cu personalul care servește sisteme automate pentru crearea, stocarea și transmiterea documentelor.
Pentru a stoca documente în arhivă, un specialist trebuie să cunoască anumite reguli și specificații. Scopul documentelor și confidențialitatea, termenii, condițiile de stocare - în conformitate cu aceste criterii, trebuie să sortați documentele în arhivă, apoi să creați un sistem de căutare eficient.
Responsabilități de documentare
Responsabilitățile de serviciu ale unui manager de documente dintr-o instituție includ
- compilarea, contabilitatea, stocarea și controlul documentelor;
- sistematizarea fluxului de lucru și asigurarea circulației documentelor;
- Organizarea fluxului de documente optim în cadrul organizației;
- organizarea stocării și dezvoltarea clasificatorilor de documentație;
- sortarea, examinarea valorii și transferul în arhiva documentelor cu valabilitate expirată;
- eficientizarea documentației primite;
- elaborarea formularelor standard și a foilor de documente;
- crearea bazelor de documente cu crearea de numere și indici de înregistrare și adrese de stocare electronică;
- pregătirea materialelor necesare pentru întâlniri, negocieri și întâlniri.
Directorul principal de documente îndeplinește sarcinile oficiale, de fapt, la fel, dar cu o pondere mai mare de responsabilitate, plus oferă sarcini angajaților cu rang inferior.
Atribuțiile unui manager de document într-o instituție de învățământ
Un manager de documente dintr-o instituție de învățământ ar trebui să cunoască, printre alte acte legislative, Legea Federației Ruse „privind educația”. Întrucât grădinițele și școlile au un personal limitat, un manager de documente combină îndatoririle unui secretar, al unui funcționar și al unui lucrător, este ghidat de recomandările metodologice pentru lucrul cu documentele în instituțiile de învățământ (scrisoarea Ministerului Educației din Federația Rusă din 02.12.2000 nr. 03-51 / 64).
Atribuțiile unui manager de documente într-o grădiniță includ, printre altele, pregătirea contractelor de muncă cu angajații și executarea dosarelor personale și păstrarea unei cărți pentru copii. De asemenea, lucrează cu un birou de înregistrare militară și păstrează documentația corespunzătoare dacă există angajați responsabili militari în instituție.
Directorul de documente completează sarcinile oficiale la școală, pregătind proiecte de documente administrative privind circulația contingentului și completarea dosarelor personale, păstrând o carte alfabetică a elevilor și ținând cont de orele de muncă școlară ale angajaților școlii, procesând și prelucrând transferul fișierelor personale ale elevilor în arhivă.
Instituțiile de învățământ superior desfășoară nu numai activități educaționale, ci și activități științifice.
Atribuțiile unui manager de documente la o universitate fac ca un specialist să înțeleagă cel puțin, în general, profilul unei anumite facultăți, deoarece el trebuie să pregătească documente pentru întâlniri și întâlniri și să țină procesele verbale și convorbirile telefonice în numele decanului.
Calitățile personale ale unui specialist în managementul documentelor
Atentivitatea este cea mai importantă calitate a unui specialist în lucrul cu documentele. Precizia, scrupulozitatea și responsabilitatea completează lista calităților personale necesare lucrării cu documente de afaceri. Erorile în date, încălcarea legii, pierderea documentelor pot costa compania foarte mult atunci când încheie un contract sau un audit de personal.
Volumele de informații cu care lucrează un manager de documente necesită o memorie bună.
Pentru a lucra în orice domeniu, el are nevoie de perseverență și alfabetizare atunci când lucrează cu documente și în domeniul managementului personalului - și abilități organizaționale, creativitate și abilități de comunicare.
Stabilirea obiectivelor corecte și colaborarea cu structura companiei, așa-numitele calități antreprenoriale, sunt necesare pentru ca managerul de documente să organizeze fluxul de lucru și clasificatorul optim.
Adesea, la firmele mici, managerul de documente funcționează singur. Autoorganizarea, disciplina și autocontrolul ajută la organizarea muncii eficiente.
Cerințe de documentare
Un cadru de reglementare solid pentru gestionarea documentelor necesită instruire. Prin urmare, la angajare, este necesară o diplomă a unei instituții de învățământ superior sau a unei instituții de învățământ secundar special pentru specialitățile „Documentare”, „Suport de documentare a unei întreprinderi”. Există, de asemenea, specialități conexe: „Suport de documentare în jurisprudență” sau „Suport informațional al unei întreprinderi”.
Documentele legislative și administrative, administrative, normative și de ghidare ale organismelor superioare legate de fluxul de lucru sunt cerințe generale pentru documentele pe care un manager de documente ar trebui să le cunoască. Responsabilitățile postului necesită cunoștințe, sau cel puțin elementele de bază ale acestora, cu privire la metodele de analiză, cercetare, proiectare, implementare și dezvoltare a sistemelor de documentare, cu privire la proiectarea și funcționarea sistemelor de control automatizate; organizarea arhivării și programarea de bază.
Avantajele și dezavantajele profesiei de manager de documente
Profesiunea unui manager de documente este universală. O diplomă și cunoștințe în specialitate permit absolventului să lucreze în orice organizație, deoarece fluxul de lucru este peste tot. Acesta este principalul avantaj al profesiei.
Al doilea avantaj poate fi considerat oportunitatea de a lucra ca administrator, arhivar, funcționar, secretar asistent, manager de birou, asistent manager și nu doar ca manager de documente.
Al treilea plus este că, în ciuda lucrărilor aparent de rutină, managerul de documente se află în centrul fluxurilor de informații din organizație și deține aproape toate secretele sale. Uneori, pe lângă conducerea superioară, este singurul proprietar al acestor secrete.
Experiența de muncă și spiritul antreprenorial permit managerului de documente să își organizeze propria afacere pentru furnizarea de servicii de informații, dacă doriți.
Avantajele profesiei includ munca la birou în condiții bune, indiferent de profilul întreprinderii și un program de lucru strict.
Dezavantajele profesiei de documentar sunt uniformitatea și, cel mai important, o mare responsabilitate.
Unde poate lucra un manager de documente?
Deoarece managerii de documente care au primit o educație în profilul lor pot lucra cu toate tipurile de documente (contabilitate, personal, științific și tehnic), aceștia pot fi solicitați în diferite organizații:
- în autorități, atât locale, cât și de stat;
- în organele de conducere departamentale;
- în serviciile de arhivare și documentare de inginerie și proiectare, instituții de cercetare, în asistență medicală, arhivă, bibliotecă și muzeu, structuri de aplicare a legii;
- în servicii administrative și departamente de structuri comerciale: documentație, management birou, management personal;
- în domeniul dezvoltării sistemelor informaționale, consultanței documentației, auditului securității informațiilor.
Creșterea în carieră a unui manager de documente depinde de locul de muncă. În structuri mari, se poate ridica la managerul afacerilor, la mic - la asistentul manager. Culmea unei cariere de management de documente poate fi considerată pregătirea documentelor pentru Guvern și președintele Federației Ruse.
