Director de birou - cine este? Atribuțiile administratorului biroului

„Plankton”, „manageri” - toate aceste definiții imparțiale se referă la munca lucrătorilor de birou. Dar este o astfel de meserie atât de inutilă? Director de birou - cine este? Care sunt responsabilitățile lui?

Director de birou - cine este?

Profesiunea de manager de birou este deseori confundată cu profesia de secretar. Dar există încă o diferență între aceste specialități. Deci, director de birou - cine este?

Managerul acestei zone este un administrator de birou sau un administrator. Reglează activitatea de birou, fiind o legătură informativă importantă între angajați și superiori, clienți și angajați etc.

Cu cât activitatea unei organizații este mai activă, cu atât are mai multe probleme cu documentațiile și documentația organizatorică mică. Implementarea lor și oferă un manager de birou.

Se asigură că toate documentele actuale, precum și ordinele superiorilor săi sunt executate în mod corespunzător. În același timp, ordinele executive ar trebui să fie comunicate angajaților companiei la timp, toate reclamațiile venite de la vizitatori ar trebui să fie luate în considerare, iar propunerile angajaților ar trebui să fie comunicate autorităților.

Astfel, munca de birou, precum și comunicarea în companie se încadrează parțial pe umerii administratorilor de birouri.

Locul de muncă și salariul

Un manager de birou este necesar în orice companie care are un birou, un manager și cel puțin câțiva angajați. În organizațiile mici, lista responsabilităților unui astfel de specialist este mult mai mică decât, de exemplu, într-o corporație uriașă. Într-o companie mare pot exista mai mulți manageri de birou și fiecare dintre ei este repartizat la propriul său departament.

Se pare că cererea pentru astfel de specialiști este destul de mare și, eventual, va continua să crească. Dar practic nu există perspective de carieră. Mai ales dacă, pe lângă managementul biroului, o persoană nu mai deține nicio profesie.

Datorită faptului că atribuțiile nu sunt prea complicate, concurența pentru un loc de muncă, cel puțin în Rusia, este destul de mare - 6 persoane pentru un post vacant. În același timp, salariul este redus conform standardelor de capital - 27 de mii de ruble.

În capitala culturală - Sankt Petersburg - salariul acestor lucrători este mai mic cu aproximativ 5-7 mii, iar concurența este de multe ori mai mare. Cu cât este mai departe de periferia țării, cu atât este mai mic salariul și cu atât mai mulți solicitanți pentru funcție.

Calități personale necesare

Comenzile primite de administratorul biroului, de regulă, au nevoie de o execuție urgentă și promptă. Prin urmare, solicitantului i se cere, în primul rând, diligență, rapiditate și punctualitate. O memorie bună și o concentrare sunt, de asemenea, importante.

Persoana care deține această funcție ar trebui să fie prietenoasă și sociabilă, deoarece în unele situații acționează ca reprezentant al companiei în fața clienților.

Directorul de birou trebuie să aibă un discurs competent și structurat logic, precum și o etică de business principală, deoarece este implicat adesea în organizarea negocierilor de afaceri și a întâlnirilor corporative.

Cunoștințele utile, cum ar fi numărul de telefon al unui electrician bun sau un serviciu de livrare a prânzului, nu vor face rău. Într-adevăr, în multe companii comanda în birou, precum și satietatea angajaților sunt controlate și de către manager.

Aptitudini esențiale ale managerului Office

1. Prima cerință pentru un astfel de angajat este o bună cunoaștere a computerului și a internetului. Dacă, pe lângă Word și Excel, solicitantul va deține Photoshop sau Office Picker Manager, acesta este un alt motiv pentru a-l angaja, și nu altcuiva.
2. Viteză mare de imprimare. Posibilitatea de a tasta rapid textele este una dintre cele mai importante pentru un manager de birou.
3. Aptitudinile în managementul administrativ obținute în posturile anterioare sunt necesare dacă o persoană obține un loc de muncă într-o companie mare.
4. Abilități de documente. Documentarea este una dintre principalele responsabilități ale acestui tip de specialiști, astfel încât cunoștințele de bază sunt indispensabile.
5. Utilizarea cu încredere a echipamentelor de birou. Faxuri, imprimante, scanere - toate acestea ar trebui să fie în competența managerului de birou.
6. Abilități de comunicare competentă și diplomatică. Administratorul de birou nu trebuie să comunice numai competent, ci trebuie să poată rezolva situațiile de conflict, dacă este necesar.
7. Competență într-o limbă străină. În marile companii internaționale, managerul de birou trebuie să cunoască limba engleză de bază cel puțin.

Dispoziții generale din fișa postului

Poziția managerului de birou este aprobată de directorul general al companiei. În diferite companii, poate diferi în anumite privințe, dar în general principalele sale dispoziții nu se modifică. Este necesar să vă familiarizați cu instrucțiunile de muncă înainte de a semna contractul de muncă, pentru a nu vă plânge ulterior că îndeplinirea anumitor atribuții nu a făcut parte din planurile dvs.

Dispozițiile generale pot indica:

• care este responsabil de angajarea managerului de birou;
• cine are dreptul să-l scutească de postul său;
• cui raportează angajatul;
• care raportează managerului biroului;
• care îndeplinește atribuțiile unui administrator de birou în absența acestuia etc.

De obicei, managerii de birouri raportează directorului general. Administratorii biroulului raportează curieri, șoferi, curățători etc.

De asemenea, în prevederile generale se poate specifica ce angajat cu ce nivel de calificare poate fi acceptat pentru funcția descrisă.

Taxele directe

Următorul paragraf din instrucțiuni stabilește atribuțiile unui administrator de birou.

Pentru CV-urile pentru posturile vacante, deseori solicitanții scriu într-o coloană separată ce responsabilități au îndeplinit la un loc de muncă anterior. Astfel, angajatorul primește mai multe informații despre abilitățile solicitantului.

Ce elemente pot fi responsabilitățile directe ale unui manager de birou?

1. Supravegherea apelurilor telefonice. Angajatul trebuie să răspundă la apelurile primite, la maximul abilității sale, să răspundă la întrebări ale adversarilor și, de asemenea, să-și informeze superiorii cu privire la informațiile pe care au cerut să le transmită.
2. Curatarea documentației. Depozitarea și contabilitatea documentelor, controlul corespondenței, executarea comenzilor etc. - Acestea sunt responsabilitățile directe ale managerului de birou.
3. Reproducerea documentelor. Pe instrucțiuni speciale din partea șefului, angajatul efectuează copierea și duplicarea muncii.
4. Efectuarea de scrisori, cereri - adică Corespondență cu partenerii, clienții sau furnizorii la solicitarea supraveghetorului imediat.

Atribuțiile unui manager de birou pot include cel puțin șase alte tipuri de muncă. Dar în fiecare companie, sarcina pe specialiștii din această categorie este determinată individual.

Drepturile managerului Office

Orice instrucțiune a unui manager de birou include nu numai îndatoririle, ci și drepturile.

1. Pentru a furniza informații complete. Pentru a îndeplini anumite sarcini, administratorul biroului are dreptul să solicite furnizarea acelei informații, inclusiv confidențiale, de care are nevoie.
2. Propuneri de raționalizare solide. Dacă pentru organizarea lucrărilor de birou, sunt necesare inovații sau comenzi suplimentare ale directorului general, atunci managerul are dreptul să se ofere să le prezinte.
3. Necesită condiții de muncă adecvate. Dacă sarcinile oficiale nu pot fi îndeplinite din cauza lipsei condițiilor necesare, administratorul biroului poate solicita crearea acestora.
4. Acționează în cadrul competenței. După ce a studiat fișa postului, angajatul are dreptul să ia decizii și să dea ordine, dar numai în cadrul competenței sale.

Acesta este un ghid brut asupra drepturilor pe care le are un manager de birou. Acestea pot fi completate sau reduse în funcție de specificul instituției.

O responsabilitate

Managerul de birou este o profesie care implică și o anumită responsabilitate. Domeniul său de aplicare și pedeapsa pentru încălcarea regulilor sunt stabilite de fiecare angajator individual. Cele mai obișnuite puncte despre care se ține responsabilitatea în fișele postului arată cam așa.

1. Pentru atitudine neglijentă față de îndatoririle lor. Executarea la termen a comenzilor și a oricărei alte neglijențe este vina angajatului, pentru care este necesar să răspundem.
2. Pentru dezvăluirea informațiilor confidențiale. În contractele de muncă și fișele de muncă, trebuie să citiți cu atenție clauzele privind confidențialitatea informațiilor. Pentru dezvăluirea ei, cel mai adesea îți poți pierde locul de muncă.
3. Pentru încălcarea competenței. Nu sunt permise acțiuni dincolo de sfera de competență a salariatului.
4. Pentru încălcarea programului de lucru etc. Încălcarea programului de lucru, a normelor de securitate la incendiu sau a măsurilor de siguranță este de asemenea responsabilitatea angajatului.

Pro și contra profesiei

Această profesie are, ca multe altele, o serie de avantaje și dezavantaje. Deci, care sunt avantajele lucrării la directorul de birou?

Răspunsurile lucrătorilor care lucrează pe acest front se referă, în primul rând, la cererea mare pentru această profesie: după ce a câștigat o anumită experiență în acest domeniu, găsirea unui loc de muncă mai bine plătit nu este dificilă. Aceste abilități administrative dobândite în procesul de muncă sunt relevante în viața de zi cu zi. În plus, lucrul ca manager de birou vă permite să vă dezvoltați abilitățile de comunicare.

Printre minusuri este încărcarea psihologică crescută pe care o au angajații, deoarece într-o zi lucrătoare trebuie să rezolvați o mulțime de probleme diverse. În plus, managerii, pe lângă îndatoririle directe, deseori încarcă managerii de birou cu cereri personale și instrucțiuni suplimentare.

Unde să studiezi profesia?

Managerul de birou, care este clar, din cele de mai sus. Totuși, unde se poate învăța această profesie?

Nu există nicio facultate specială care să pregătească managerii de birou în nicio universitate. Dar de multe ori managerul dorește ca o persoană cu studii superioare să dețină această funcție. Ce fel de educație va fi aceasta nu este întotdeauna importantă - principalul lucru este că solicitantul este absolvent al universității. În orașele provinciale, această poziție poate fi luată chiar și după 9 clase de învățământ. Fiecare companie decide individual ce administrator de birou are nevoie.

Cel mai mult, angajatorul va fi interesat de alte caracteristici ale candidatului:

• dacă a mai lucrat în acest domeniu înainte;
• Cât de bine versat în computer;
• Știe documentele;
• Vorbește limbi etc.

Nu puteți reduce abilitățile comunicative ale unei persoane. Dacă totul este în funcție de acești indicatori, șansele de a obține un loc de muncă cresc.