Video: Episodul VII Aparatul de specialitate 2024, Iulie
Chiar și cu un personal mic, inclusiv numai șeful companiei și angajații acesteia, este nevoie de un angajat responsabil, care ar fi forța de organizare, capabil să conducă și să controleze procesul de muncă - această idee determină textul fișei postului managerului de birou.
O astfel de poziție impune solicitantului să aibă un set de abilități specifice și educație adecvată, precum și capacitatea de a interacționa cu oamenii. Totuși, această listă de cerințe nu se limitează la.
Descrierea postului
Deja la stadiul de candidatură pentru o funcție, un candidat se poate familiariza cu un act normativ care își reglementează drepturile, îndatoririle și aria de responsabilitate într-o companie. Un astfel de document se numește descrierea postului. Este format din cinci secțiuni principale:
- Dispoziții generale Acestea conțin toate informațiile organizaționale: numele întreprinderii, poziția deținută și unitatea structurală din care face parte. Acesta indică, de asemenea, subordonarea, procedura de completare a unei funcții și eliberarea din funcție, precum și cerințele educaționale și de calificare.
- Atribuțiile. Această secțiune enumeră responsabilitățile angajatului, precum și modul de implementare a acestora.
- Drepturile angajatului, adică toate caracteristicile suplimentare care contribuie la îndeplinirea efectivă a atribuțiilor.
- O responsabilitate. În conformitate cu această secțiune, conducerea decide cu privire la evaluarea calității forței de muncă, a promoției sau a amenzii.
- Relația. Această secțiune reglementează toate comunicațiile cu unități externe și interne care pot apărea de la angajat în procesul exercitării funcțiilor sale.
Principiile redactării fișelor postului
Baza normativă pentru pregătirea acestor documente este Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (1998). Pe parcursul dezvoltării sale, a fost acordată o atenție considerabilă descrierii poziției și condițiilor pentru ca angajatul să își îndeplinească sarcinile. Specificul lucrării este inclus în titlul documentului, de exemplu, „Descrierea postului secretarului” (manager de birou sau contabil șef).
În plus, dacă există două postări cu aceleași nume, dar cu sarcini diferite, atunci ar trebui pregătite documente diferite care să reflecte aceste diferențe. Fișele de post ale directorului de ofițer al personalului au anumite diferențe față de același act de reglementare pentru secretar.
Cerințe ale managerului Office
Într-un fel sau altul, un candidat pentru o funcție va trebui să conducă oamenii. Poate fi doar câteva persoane dintr-o companie mică sau întregul personal administrativ dintr-o întreprindere mare. Desigur, solicitantul trebuie să fie un utilizator de PC încrezător și să poată lucra cu alte echipamente de birou (scaner, imprimantă sau fax). Managerul de birou este adesea un reprezentant al companiei, deci un discurs obligatoriu și capacitatea de a scrie scrisori de afaceri este o condiție prealabilă. Foarte des, companiile solicită ca acești angajați să cunoască elementele de bază ale documentației și dreptul muncii. Competența în cel puțin o limbă străină este încă o abilitate de dorit, cu toate acestea, atunci când solicitați pentru o întreprindere mare, aceasta este deja una dintre cerințele obligatorii.
În unele cazuri, directorul de birou trebuie să își combine sarcinile cu funcțiile altor angajați. Aceasta duce la creșterea competențelor necesare. Deci, un manager de birou cu funcțiile de contabil trebuie să aibă o educație adecvată și să aibă programe speciale.
Responsabilitati principale
O descriere tipică a postului unui manager de birou cu funcții de secretar include următoarele elemente:
- procesarea e-mailului, atât de intrare cât și de ieșire; redistribuirea lor în cadrul companiei;
- controlul calendarului îndeplinirii obligațiilor din contracte și acorduri;
- efectuarea și primirea apelurilor primite;
- colaborarea cu clienții și reprezentanții companiilor partenere;
- monitorizarea disponibilității de papetărie necesară;
- menținerea echipamentului de birou în stare de funcționare și apelarea specialiștilor în caz de avarie;
- distribuirea timpului în programul de lucru (în unele cazuri pentru șef);
- organizarea de evenimente necesare (întâlniri, conferințe, călătorii de afaceri, petreceri corporative);
- jurnal de întâlnire;
- actualizarea și reînnoirea conținutului proaspăt pe site-ul corporativ.
Această listă include numai cerințele de bază. Alte articole pot fi adăugate în conformitate cu specificul contractului de muncă încheiat. Fișa postului unui manager de birou cu funcțiile unui ofițer de personal, de exemplu, impune unui angajat să păstreze și să furnizeze toată documentația contabilă în timp util sau să înlocuiască șeful departamentului de personal în cazul absenței acestuia.
Responsabilități suplimentare
Pe lângă funcțiile principale, fișa postului managerului de birou conține o listă de responsabilități diferite, care pot varia în funcție de direcțiile companiei. Un manager de birou poate fi obligat să lucreze cu autoritățile administrative, adică să obțină permisiunea de a desfășura comerț, de a deschide o sucursală a unei companii sau a unei filiale etc.
Una dintre sarcinile cele mai cruciale este managementul propriu al companiei în absența directorului acesteia. Desigur, acest lucru este posibil numai dacă angajatul s-a stabilit ca o persoană responsabilă și de încredere pe care să se bazeze. În plus, fișa postului managerului de birou conține adesea o clauză privind necesitatea întocmirii unei procuri generale. Un astfel de document poate fi necesar, de exemplu, pentru a primi mesaje de poștă cu un grad ridicat de importanță.
Cerințe informale
Companiile mari permit, de obicei, să se familiarizeze cu descrierea postului pentru managerul de birou pentru candidații pentru această funcție, astfel încât să fie pe deplin conștienți de lista cerințelor și responsabilităților.
Dar chiar și la vederea unor astfel de puteri, solicitantul trebuie să înțeleagă că el rămâne unul dintre numeroșii angajați ai întreprinderii. În acest sens, nu trebuie să uităm de ceea ce nu este specificat în fișa postului. Un manager de birou cu funcțiile de secretar trebuie să fie o persoană care are un simț delicat al timpului pentru a putea să-l distribuie după cum este necesar.
Sarcini pentru organizarea fluxului de lucru
Cea mai importantă cerință pentru munca sa este eficiența, astfel încât o persoană care deține o astfel de funcție este obligată să consume economic materiale de birou, să controleze cantitatea de energie electrică consumată.
Pentru alți angajați, administratorul de birou este responsabil aproape la egalitate cu șeful. În virtutea acestui fapt, el trebuie să se asigure că condițiile de muncă sunt în conformitate cu standardele sanitare și normele de siguranță acceptate. În cele din urmă, în îndeplinirea îndatoririlor sale directe, administratorul de birou obține acces la documente clasificate, astfel încât una dintre cerințe este semnarea unui acord de nedivulgare privind secretele comerciale sau orice alte informații care ar putea dăuna poziției pe piața companiei.
Drepturile managerului Office
Desigur, îndeplinirea unui astfel de număr de sarcini permite unui angajat să-și exercite drepturi speciale. Acestea sunt, de asemenea, specificate în fișa postului managerului de birou. Esența unora dintre ei, cum ar fi capacitatea de a accesa informații confidențiale, provine direct din nevoia de a-și îndeplini responsabilitățile de serviciu. Altele sunt asociate privilegiilor de putere. Deci, administratorul biroului are dreptul să solicite celorlalți angajați să corecteze greșelile comise de aceștia în neglijență în documentele de producție, să stabilească pentru ei mărimea stimulentului sau să aplice penalități neglijentului.
Adesea, managerul de birou este legătura dintre angajați și factorii de decizie. O astfel de poziție îi permite să obțină condiții de muncă mai bune și să prezinte dorințe colective pentru îmbunătățirea calității muncii atât pentru un anumit departament, cât și pentru întreprindere în ansamblu.
Caracteristici ale fișei postului directorului de birou din departamentul de vânzări
Administratorii de birouri au fost de multă vreme indispensabile în companiile mari și nu atât de mari, așa că au nevoie de anumite abilități speciale pentru a ocupa o astfel de post vacant. Un caz obișnuit este acela când mai mulți manageri de birou cu funcții speciale, care sunt supravegheate de unul, lucrează la aceeași întreprindere. Descrierile postului lor coincid în esență, dar diferă într-un set suplimentar de funcții.
Deci, dacă managerul de birou lucrează în departamentul de vânzări, fișa postului său poate conține elemente precum:
- căutare de noi puncte de vânzare;
- urmărirea modificărilor în structura cererii;
- pregătirea documentelor de raportare a vânzărilor perfecte;
- lucrul direct cu clientul pentru a primi comenzi și procesarea ulterioară a acestora;
- să lucreze la informarea clienților despre posibile modificări în sortimentul de mărfuri și recalcularea prețurilor;
- organizarea reuniunilor necesare;
- semnarea contractelor de furnizare de bunuri.
Alte cerințe pot fi legate de specificul mărfurilor oferite de companie. Dacă compania este asociată cu vânzarea de bunuri imobiliare, atunci atribuțiile administratorului de birou pot include pregătirea de broșuri informative și pregătirea documentelor specifice.
Responsabilitatea managerului de birou
În cazul neîndeplinirii atribuțiilor sale, atunci când comite infracțiuni, inclusiv dezvăluirea secretelor comerciale sau efectuarea altor acțiuni în detrimentul imaginii companiei, administratorul de birou este responsabil în conformitate cu normele codurilor administrative, civile și penale. În cazul în care organizația a produs pagube materiale, atunci pedeapsa va fi aplicată în conformitate cu prevederile codului muncii.
