Secretar de profesie. Referentul este

Multe fete visează să înceapă o carieră cu funcția de secretar-referent. Aceasta este o dorință complet normală și rezonabilă. Doar nu toată lumea se gândește la ceea ce este necesar pentru acest lucru (cu excepția unei apariții atractive). Dar ar merita. La urma urmei, referentul nu este doar o „față frumoasă” lângă lider. Mai degrabă, este un „ghid” în toate problemele: o fată cunoscută și inteligentă care găsește o cale de ieșire din orice situație. Să aruncăm o privire mai atentă.

Ceea ce trebuie să poți face

În orice organizație, există o instrucțiune a secretarului-referent. Conține o listă (uneori detaliată, alteori nu foarte) a îndatoririlor oficiale. Acestea includ abilități. O persoană care are norocul să obțină un astfel de loc de muncă ar trebui să poată comunica cu clienții, să negocieze (personal și telefonic), să selecteze și să organizeze materiale, să pregătească rezumate și multe altele. Adică este clar că această persoană ar trebui să aibă multe abilități. Specificul depinde de direcția companiei. Așadar, de exemplu, un consilier juridic este obligat să înțeleagă complicațiile legale. Se întâmplă că această poziție este asociată cu capacitatea de a rezolva probleme organizaționale. Cu alte cuvinte, referentul este „mâna dreaptă” a liderului. El este întotdeauna în aripi, trebuie să știe tot ce are nevoie șeful pentru munca sa.

Unele întrebări profesionale „speciale”

Aici merită o mică precizare a ceea ce este de obicei „ascuns în culise”. Întrucât referentul este tocmai persoana care comunică cel mai adesea cu șeful, i se cere să aibă anumite abilități diplomatice. De ce? Este simplu: liderul (în special o echipă mare) nu are timp să se ocupe de toate nuanțele relației. De obicei, el este un om de muncă. Când cineva are o zi de naștere, care va naște, care are copii - acest lucru îl interesează doar în legătură cu momentele de lucru. Toate aceste „lucruri mărunte” cad pe umerii secretarului asistent. El este obligat să-i spună șefului când vacanța urmează să anunțe tensiunea creată în echipă (dacă merită atenția lui). Așadar, se dovedește că mai întâi însuși secretarul asistent trebuie să-și dea seama, să mărească excesul, apoi să „încarce” managerul. Această lucrare nu este ușoară! Dar acest lucru era din domeniul îndatoririlor informale.

Functii principale

Aproape toată activitatea de birou revine cotei secretarului asistent în firmele mici. În mare parte - o parte. Adică, va trebui să înveți să compui scrisori, să aranjezi corect recepția și trimiterea, înregistrarea, distribuția (dacă există) și așa mai departe. Este clar că nu se poate face fără o cunoaștere perfectă a limbii ruse. Scrisorile de eroare sunt fața răsfățată a companiei. Uneori este necesar ca o persoană cu cunoștințe de limbi străine să lucreze în această poziție. În plus, referentul este persoana care face legătura între angajații companiei (sau departamentele acesteia) între ei. Funcțiile sale includ distribuția corectă a fluxurilor de informații între unitățile structurale care lucrează la un lucru mare. Referentul este o profesie destul de complicată, deoarece trebuie să ținem cont de multe detalii și fapte. Toate acestea sunt necesare pentru ca liderul să se simtă confortabil, să nu fie distras de fleacurile de pe linia principală.

Calitati personale

Întrucât activitatea referentului se bazează pe comunicare, aceștia selectează o persoană comunicativă, care nu este în conflict, pentru poziția respectivă. În orice companie, acesta este un post „cheie”. Persoana care îl ocupă are o influență mare atât asupra liderului, cât și a colegilor. Prin urmare, decența este pur și simplu necesară. De asemenea, secretarul asistent ar trebui să fie punctual, inteligent, chiar creativ. Unul trebuie să poată găsi o cale acceptabilă de a ieși din orice situație. În primul rând, recenzorul se gândește la „fața” angajatorului său, și apoi la el însuși. Nivelul de responsabilitate nu este numai ridicat, ci și global. Nu toată lumea poate face față unei asemenea sarcini. Prin urmare, trebuie să vă gândiți cu atenție înainte de a solicita o astfel de poziție. Secretarul adjunct la locul de muncă ar trebui să poată pune interesele sale pe fundal. Pe primul - tot ce este necesar pentru ca șeful să funcționeze. Apropo, de aceea cel mai adesea fetele ocupă această poziție, deoarece îngrijirea vecinului la femei este în sânge.

Informații confidențiale

Este clar că, cu o comunicare atât de strânsă, multe fapte care nu ar trebui făcute publice vor fi cunoscute de către referent. Acestea nu sunt numai secrete profesionale și secrete comerciale. Adesea, secretarul, în calitate de prieten apropiat, este de încredere și de informații personale. Merită menționat faptul că referentul trebuie să poată stoca informații confidențiale. Aceasta este una dintre principalele sale abilități profesionale.

Ce educație este necesară

Șeful încearcă să aleagă un referent, pe baza direcției de activitate. Adică solicitantul trebuie să aibă o diplomă corespunzătoare activității companiei. În plus, persoanele cu studii juridice sunt deseori selectate pentru această funcție. Acest lucru este convenabil dacă de multe ori trebuie să închei oferte, să pregătești alte documente. Printre cele mai simple cerințe: fluență în toate programele de calculator (birou), capacitatea de a tipări (rapid și competent). Întrucât referentul este, de fapt, un consilier, trebuie să aveți abilități pentru a găsi informații atât pe Web, cât și offline. O persoană inteligentă cu o reacție rapidă este dusă în astfel de poziții mai des decât deținătorul diplomei „corecte”, care nu știe să stăpânească rapid situația.

Loc de munca

O astfel de funcție de secretar-referent se află acum în aproape orice birou. Adesea se numește doar așa și o persoană îndeplinește diverse funcții. Totul depinde de mărimea companiei, sarcinile, numărul de angajați. În unele întreprinderi, secretarul îndeplinește și funcțiile de contabil, în altele - avocat și așa mai departe. Acesta este un început excelent pentru o persoană care dorește creșterea în carieră. Pentru o perioadă scurtă de timp, puteți stăpâni multe abilități, stăpâniți diverse profesii, principalul lucru este să înțelegeți munca companiei, să „atingeți” totul cu propriile mâini. Dar trebuie să te „învârti” foarte repede. Deoarece o mulțime de informații vor trebui procesate în modul de mare viteză. Dar, dacă totul decurge, atunci cunoștințele acumulate vor fi suficiente pentru a începe o ascensiune independentă către acele linii pe care le definiți pentru voi. Dar acest lucru nu este deloc necesar. Întrucât profesia de referent, dacă o iei în serios, este interesantă în sine. Ea nu lasă

aleargă într-o direcție îngustă, stăpânește constant toate noile volume de cunoștințe, îmbunătățește-te.

Cum să obții un interviu

Dacă decideți că veți face față unui astfel de loc de muncă responsabil, atunci ar trebui să trimiteți un CV pentru posturile disponibile. Asigurați-vă că verificați alfabetizarea răspunsurilor. Rețineți că greșelile de ortografie vă vor reduce șansele imediat la zero. De asemenea, stilul ar trebui să fie restrâns de afaceri. Fiecare dintre cuvintele tale va fi cântărită cu atenție și deliberat. Apoi vor începe „încercările”. Va trebui să dedici ceva timp pentru a dovedi că vei putea fi un asistent demn al liderului. Fiecare companie vine cu metodele proprii. Totuși, pregătește-te pentru faptul că trebuie să vorbești cu diverși oficiali, să pregătești mai multe documente oficiale, să răspunzi la câteva apeluri telefonice. De asemenea, trebuie să țineți cont de faptul că aspectul dvs. va fi strict controlat. Adică ei vor „examina” din cap până în picioare. Cel mai adesea, va trebui să demonstrați un stil de îmbrăcăminte (machiaj, coafură). De asemenea, este de dorit să se utilizeze arome puternice. Gândiți-vă la fiecare lucru mic! Totul din tine ar trebui să fie discret, dar atractiv. Sfat: rămâi modest, dar încrezător. Fii inteligent, dar nu arogant. Atunci totul ar trebui să funcționeze cu siguranță!